会议是交换信息、促进沟通和实现公司目标的重要商业工具。但是，通常情况下，会议都很长，很无聊，或者没有明确的目标。此外，新冠肺炎大流行导致许多公司改变了远程开会的方式。然而，好消息是，营销会议的最佳实践在很大程度上是相同的，无论是面对面的还是虚拟的。下面我们就来仔细看看该采取哪些步骤来确保你的营销会议是有效的、吸引人的——这样你就可以确保没有人希望你的会议是通过电子邮件进行的。这里的第一组技巧将使你所有的营销会议更成功——无论是面对面的、在线的还是混合出席的。
1。根据会议设计、促进和培训公司Better Meetings的创始人Lee Gimpel的说法，计划一场有效会议的第一步是邀请合适的人。理想的情况是，包括必要的决策者，但不会撒那么大的网，把那些并不真正需要在那里的人拉进来，浪费他们的时间和公司的资源。他说:“你可以把发送会议邀请当成打包旅行的东西。”“当我们为旅行打包时，我们会把我们认为需要的东西列出来，然后被指示无情地删除我们并不真正需要的东西，以及与我们已经拥有的东西重复的东西。有效的会议也是如此:房间里额外的重量只会减慢你的速度。另外，Kingpin Private Browser的市场主管Vince Fishbone说，就像亚马逊臭名昭著的“两个披萨规则”——会议的人数永远不会超过两个披萨的饭量——你应该把与会者的人数限制在5到10人左右。与此同时，《Creative Zing》、《IdeaSpotting》和《IdeaSelling》的作者山姆·哈里森表示，要确保受邀者在年龄、性别、才华、工作水平和背景方面是多样化的，以引出一系列的观点。他补充说:“同样的老家伙总是提出同样的老想法。”
2。确定会议的目的另一个早期步骤是确定会议的目的。当然，这有助于避免可怕的会议，而不是一封电子邮件。Gimpel说:“市场营销会议的一个典型缺陷就是把会议塞满了要讨论和决定的事情。”“在试图涵盖十多件事情的过程中，没有一件事情得到它们真正需要或应得的时间……但如果你缩减篇幅，专注于真正重要的事情，你的会议就会更现实，离开时也更有可能认为自己有效地利用了时间。”建立一个目标也可以帮助消除不必要的重复会议。咨询公司Goodques的创始人玛丽亚·沃罗维奇说:“举例来说，每周状态不是一个目的，而是一个场合，通常会变成人们待办事项的无聊清单。”
一个很棒的会议邀请的老例子。所有的事实，包括目的。在确定了会议的目的之后，要确保与会者事先知道会议的目的。数字营销策略师默罕默德·马廷·汗说:“要注意这个话题的目的是分享信息、为决策寻求意见还是做出决定。”“如果团队成员不知道是简单地倾听、给出意见，还是参与决策过程，他们就很难有效地参与其中。”
3。Gimpel说，为了有效地召开会议，除了最初的目的外，你还必须明确地陈述会议的目标。他是这样说的:
“如果你不知道开会的目的，就很难知道你的时间是否花得有意义。只是草草记下一个s在你的日程安排或日历邀请中执行一项声明会大有裨益。
这也有助于与会者进行准备，并帮助会议保持重点。商业孵化器SOTA Partners的联合创始人尼尔·塔帕利亚说:“在不知道开了多少次会之后，我发现我们开会的原因并不总是很清楚。”“现在，在每次会议之前，都必须在邀请函中写明会议的目标和行动项目。例如，在最近的SEM活动中，我们需要了解为什么改变广告文案并不能提高点击率，我们的目标是诊断这个问题并解决它。”
4。当然，一旦你有了目的和目标，你就需要制定一个议程，Gimpel说，这是一个会议如何实现其目标的计划。网站建设公司Zyro的市场经理Domantas Gudeliauskas说，在确定讨论的项目时，要确保它们与kpi直接相关。他补充说:“这有助于保持重点，并致力于影响业绩的可操作的讨论。”营销和传播工作室Scribe National的创始人Afton Brazzoni还建议提前询问与会者是否有什么可以为会议议程贡献的内容。
Mateen Khan说，你甚至可以列出议程主题作为与会者回答的问题。他说:“提出问题可以使团队成员更好地为讨论做准备，并监视自己和他人的活动是否在按计划进行。”烟草公司菲利普·莫里斯国际公司负责MEA和免税业务的区域商务主管Biland Sadek也提倡用提问的方式来最大化会议效率。例如，我将尝试把“杂项更新”这样的一般性话题改为“你们每个人必须分享或需要从彼此那里获得哪些关键信息?”’”他说。“在会议前准备好这些问题，可以更容易地决定谁应该出席以及需要多长时间。对我们议程的这种做法可以为我们的会议带来重点、参与和更好的表现。就结构而言，Nate Nead，内容营销和链接建设公司SEO的首席执行官。他说，他喜欢吉诺•威克曼在《牵引力》一书中推广的《创业操作系统》第10级会议结构。他说，这样可以确保会议集中在与组织高层目标最相关的项目上。
“也许我最喜欢10级会议过程的一个方面是，它遵循了这样一个信条，‘当性能得到衡量时，性能就会提高。当绩效得到衡量和反馈后，改善的速度就会加快。”
5。一旦你准备好了会议议程，就把它分发给与会者，留出足够的时间供他们审阅。马廷·汗说:“分发议程……这样团队就可以阅读背景材料，并提前为每个议程项目准备好初步想法。”此外，销售入职培训软件LevelJump的高级产品营销经理斯宾塞·格罗弗表示，这有助于避免浪费时间，让房间里的每个人都达成一致。
加上，这种先进的分发策略允许与会者在会议之前的反馈，Brazzoni说。商业地产销售平台UpFlip的数字营销专家安吉拉·阿什说，它还允许与会者提交自己的话题，促进更多的互动性会议。更重要的是，她解释说:
“这让每个人都有一种真正被投入到讨论中的感觉。如果与会者需要提交数据，这一点尤其重要，因为这在很多营销会议中都是必要的。联属营销公司Tom Spicky的创始人Tom De Spiegelaere说:“没有指标，我们就无法分析结果。“你的团队应该准备好呈现数据，如转化率，搜索引擎排名，线索产生，和其他重要信息。”
6。在某些时候，您还必须弄清楚谁将领导会议。根据企业盈利专家谢尔•霍洛维茨(Shel Horowitz)的说法，理想情况下，这个人应该有良好的处理能力，当不止一个人想发言时，他应该能够召集与会者发言。此外，马廷·汗表示，会议主持人应该确定谁负责主持每个议程议题。他说:“除了正式的会议领导人之外，通常还有其他人负责领导某一议程项目的讨论。”这个人可能为主题提供上下文，解释数据，或者可能对该领域负有组织责任。”
7。这是市场营销会议的关键:你应该总是努力安排尽可能短的会议。也许最重要的是，这有助于防止与会者感到无聊，或更糟的是，沮丧。互联网营销公司SearchUp的主管克雷格·格里菲斯指出了帕金森定律，该定律指出:“工作的扩张是为了填满完成工作的时间。换句话说，如果你安排了两个小时的时间，参与者就会不可避免地找到事情来填补这段时间，不管这些话题有多相关、多有帮助。他补充说:“把会议时间缩短，比如30分钟，意味着你会因为时间压力而专注于最重要的事情。”你可以从为每个议程项目分配实际的估计时间开始。Mateen Khan说，这可以帮助会议策划者计算出总体需要多少时间，也可以让与会者根据分配的时间调整他们的意见，或者建议需要更多的时间。在会议中，霍洛维茨说主持人应该指定一个计时员，当特定话题的时间到的时候，他会通知会场。他补充说:“如果一个议题不完整，与会者应该投票决定是立即再给它几分钟，还是在其他议题之后再继续讨论，还是结束讨论。”这也意味着，如果有人开始跑题，主持人可以介入使谈话回到正轨。然而，如果会议不可避免地很长，霍洛维茨说，可以每隔30到40分钟做一些伸展运动。说到一天中的时间，Brazzoni说要避免午餐会议——但是，如果你不能，要么提供食物，要么让与会者自带午餐。他补充说:“好奇和饥饿毫无乐趣可言，而且也不利于提高生产力。”
8。“kdsp”营销会议议程尤其应该包含头脑风暴的时间。金融服务公司LetMeBank的首席营销官摩根·泰勒说，这可以让与会者分享想法和反馈。他说:“你永远不知道什么时候一个不同的观点会让别人忽略的东西变得明显。”但它也应该包括让与会者整理思路的时间。这句话的意思是:“我们都参加过这样的会议:一群人围坐在一张桌子旁，有人向大家征求想法或想法。我们都知道，仅仅让一屋子的人抛出想法往往会产生平淡无奇的结果。”一个非常简单的调整是让人们先花一分钟——真正的60秒——写下一些自己的想法，然后与大家分享。他补充说，这一反思时刻通常会带来更多——更好的——想法，而不是简单地打开地板看什么东西溢出来。
9。这个建议很简单，可能对我们任何人来说都不奇怪。我们都可能参加过因为技术困难而不得不坐着等待的会议。相反，布拉佐尼说要确保无论谁竞选宁会议早到，准备好必要的设备，以便会议能准时开始。
10。另外，要记住带有文本的幻灯片很难阅读——试图阅读幻灯片会分散听众的注意力。塔帕里亚的建议是每张幻灯片不超过60个单词。“我们发现，当讨论营销幻灯片时，没有人会阅读幻灯片上的所有文本。当你这样做的时候，你通常不会去听主持人的。”“现在，我们确保幻灯片的文字有限，专注于视觉效果，从而吸引更多的观众。”
11。除了目的、目标和议程，每次会议在结束时都应该有一个行动计划。Gimpel说:“很多会议从胜利的嘴里偷走了失败，因为事情似乎进展得很顺利，但会议结束时却没有一个关于谁要做什么的具体计划。”作为一种欺骗，你可以在议程的最后增加一个行动项目的部分，以提醒你，在你真正做出决定或委派任务之前，会议还没有结束。一个额外的好处是对与会者负责，因为每个人都知道谁应该做什么。社交媒体营销机构Cyclone social的首席执行官Andrew Lamping甚至建议与会者在会议结束时解释他们的行动项目。泰勒说:“如果你不(建立一个行动计划)，你会发现你在讨论上次会议上讨论过的同样的问题，得出同样的结论，奇怪为什么什么都没有实施。”“没有行动计划的营销会议只是一个友好的聚会。虽然虚拟会议的最佳实践包括上述所有方法，但还有一些额外的技巧可以确保成功。
12。首先，鼓励——甚至是强制——与会者打开他们的相机。格罗弗说:“当你能看到人的时候感觉更好。”“整合机构”的总裁艾丽·丹齐格说，她甚至会发送提醒，让与会者做好上镜的准备。此外，数字营销和电子学习公司SIA Enterprises的创始人兼董事总经理赛义德·伊尔凡·阿吉马尔表示，这有助于保持符合规范。“当你被邀请去开会时，你不能只穿着睡衣出现，”他说。“你需要了解规则和责任……(这)是有效会议的关键。婚恋网站Hernorm的内容大使诺哈尼·潘古利玛说，它可以帮助会议策划者评估人们的反应，使交流最大化。
13。萨德克说，在虚拟会议中，眼神交流也很重要，要尽可能多地直视摄像头。
14。因为主持人的工作在虚拟房间里有些不同，在多个与会者同时讲话的情况下可能很难听到，甚至有背景噪音，brazzoni说了另一个最好的做法，就是在你不说话的时候让自己静音。
15。视频点播平台Uscreen的数字营销经理阿米尔·沙赫扎伊迪说，尽管有查看收件箱、Slack或手机的诱惑，但在虚拟会议期间要避免多任务处理，因为这可能会打断对话，你可能会错过重要信息。他说:“在视频通话时避免多任务处理是非常重要的。”“倾听你的团队。并分享你的想法。”
16。还有大量的技术可以帮助虚拟会议顺利进行。例如，像Asana这样的在线工作管理工具可以帮助整合营销渠道和会议。“我喜欢Asana，它使我们的项目有条不紊，而且使用工作管理工具来管理状态检查很容易在线心理健康平台ThriveTalk的首席执行官埃里克·里维拉说。“如果你已经熟悉你正在使用的工作流工具和上面的项目，你就不需要设置议程——只需要使用列表、董事会、团队成员或其他你喜欢的视图作为议程来检查营销管道中的项目。
沙赫扎伊迪推荐在线协作板。“我们使用(协作白板平台)Miro进行虚拟合作，它允许每个人进行合作和头脑风暴，从新页面设计的线框图到内容营销计划和团队管理，”他补充道。除了流行的视频交流平台Zoom之外，Sadek建议使用Zoom上的会议室，使虚拟会议更具互动性。
“(它们)使你能够立即将小组发送到他们自己的虚拟聊天室，然后再通过点击鼠标将所有人带回整个会议，”他说。17
。使用启用密码的会议室
您还应该在启用密码的会议室中进行虚拟会议。在线出版物Minuteman Review的首席营销官詹姆斯·米勒说:“已经有无数关于黑客侵入远程团队虚拟会议的报道。”因此，各组织必须在每次会议中只使用启用密码的会议，以提高安全级别。否则，营销团队就会冒着泄露隐私的风险，大胆地在在线会议室里进行不受保护的会议——在那里，敏感和机密的信息可能会被泄露。
18。虚拟会议记录。虚拟会议的一个优点是很容易记录——营销人员可能应该这样做。
可以在Zoom等平台上轻松录制。社交虚拟现实应用程序Hoppin World的创始合伙人兼首席增长官Joaquim Miro说:“作为一名经理，这将帮助你更好地更有效地主持会议，同时越来越多地激励你的团队。”“这也能让你和团队更负责任。Agnieszka Kasperek，项目管理和自动化工具Taskeo的首席营销官。Co，同意的数字拷贝不仅是录音，还包括笔记、文件和截图，可以帮助你的营销会议更有效。只要确保让所有与会者提前知道您计划记录会议，并确保分享会议将如何被查看和访问。
19。最后，无论是面对面的会议还是虚拟的会议，你可能需要后退一步，开一个关于会议的会议来调查你自己的营销会议情况。这是金融机构Goalry and Loanry的首席执行官伊森·陶博说的，他说这有助于确定是保留现有的会议，还是取消会议，还是与另一个会议合并。他说:“这一次会议可能需要一个小时左右的时间，但它会节省很多其他会议的时间。”“建议每六个月重新召开一次会议，以应对在这段时间内出现的更多/其他会议。丽莎·史密斯是一名自由撰稿人，报道数字营销行业已有十多年。
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