管理一个成功的营销机构的关键是利用相关的工具和软件来管理和自动化尽可能多的业务领域，使您能够专注于每个客户的需求。拥有优秀的工具来帮助你和你的高级团队管理诸如运营、资源、客户关系管理和报告等领域，可以让你的团队专注于为客户增加价值。在这篇文章中，我整理了一系列工具和技术，以帮助您在确保您的代理机构顺利运行的关键领域摆脱困境，从而使您能够专注于您的客户。
[免费指南:11种方法获得和保留更多的客户]
在一个机构中有多种管理文件的方法，但对于任何机构所有者来说，优先级必须是易于访问、安全和简单的文件同步选项。使用谷歌Drive，机构可以依靠基于云的方法来存储文件。谷歌驱动器允许员工通过谷歌驱动器文件流轻松同步保存在各种机器上的文件。
谷歌Drive(和Docs)是为协作而构建的，这使得它非常适合代理工作。每当对谷歌驱动器上的文件进行更改时，之前的版本会自动更新，因此每个人都在访问最新版本，无论您是从iPhone还是PC上访问:
通过谷歌驱动器，您的整个机构还可以在内部或与外部客户端或联系人共享文件夹，同时保持自身的管理控制:
当然，您需要确保考虑添加额外的安全层，因为某些文件中无疑包含客户端敏感的信息。谷歌通过一系列选项包括:
2步验证通过物理安全密钥进行高级保护。如果意外更改或删除了某些内容怎么办?如果您想恢复到以前的版本或取消删除文件，您可以在谷歌驱动器或任何谷歌文档中轻松完成此操作:
您还可以通过谷歌驱动器管理控制台恢复已删除的文件。
2。客户关系管理和代理管理:Podio
客户关系管理是经营一个成功的代理的关键。随着公司的发展，你需要一个强大的系统来帮助你管理与之前的、现有的和潜在客户相关的数据。
作为一个机构，你应该寻求实现一个CRM系统，它提供以下功能:
轻松存储和维护准确的客户信息的能力跟踪和管理客户通信的能力跟踪账单信息，管理发票和账单联系人跨机构的人查看最新的客户信息和与客户特定项目
相关的信息的能力我们使用了一个叫做Podio的项目管理工具来建立一个定制的CRM和项目管理工作区，我们整个公司都可以访问。这个空间允许我们管理客户数据、记录的每个组织的联系方式、跟踪客户项目、计费和非计费时间、从多个业务领域请求资源，并根据记录的数据创建邮件列表与Mailchimp连接。作为一个数字机构，你需要密切关注你和你的团队是如何花费，账单和管理时间的。Podio允许您构建自定义应用程序来跟踪这些数据，并通过使用关系字段和自动化工作流将其关联到其他应用程序。例如，我们所有的客户项目都与计费工时、非计费工时和财务预测等应用程序相关联。这确保我们可以在一个地方访问与每个项目相关的所有内容:
像许多机构一样，我们开始使用Excel电子表格来跟踪时间，这显然是相当耗时的(通常是痛苦的)，以维护准确的数据，特别是随着我们的发展。对于仍然使用这种方法的人，我将str只鼓励您测试可定制的工具，如Podio，这将使您能够塑造一个系统，以满足您的业务需求。
3。项目管理:Basecamp
每个机构都需要管理客户项目，有许多简单的项目管理工具可以显著提高员工快速完成工作的能力。
Basecamp是一个优秀的项目管理工具，它使内部和与客户之间的跨职能协作非常容易。Basecamp围绕着几个简单的函数:
待办事项列表——这些应该是有时间限制的，并分配给每个Basecamp项目的成员。Basecamp还允许用户将文件附加到待办事项中，并将列表发送给客户端以进行更新和批准。文件共享——在项目工作区中引用所有与项目相关的文件非常有用，避免了在文件存储平台中到处寻找要找的文件。Basecamp允许用户链接到谷歌驱动器上的文件和文档。聊天(篝火)——这个选项应该用于围绕客户项目的非正式聊天。留言板——可以在这里发布项目的更新，而不是通过电子邮件发送，在项目工作区中保持审计跟踪，而不是在电子邮件中丢失信息。调度- Basecamp有一个日历功能，可以同步大多数主要的第三方日历，如Outlook, iCal和谷歌日历。带日期的待办事项会自动添加到日程表中，这意味着如果同步，它们可以出现在你选择的日历中。自动签入请求——自动签入允许您为每个客户端项目设置里程碑，并在关键里程碑向参与的每个人发出ping提醒。使用Basecamp提供了完全的透明度，远离电子邮件，在清晰可见的工作空间中工作，客户端可以添加到其中。也就是说，在Basecamp中，“代理端”和“客户端”之间可以有明确的区分，这使得代理经理可以看到无缝但安全的沟通。Basecamp的一个巨大好处是它比大多数其他项目管理系统要简单得多。我们尝试为客户使用Podio，创建独立的客户工作空间，几乎所有的客户都觉得很难理解，包括那些精通技术的客户。Basecamp本质上意味着客户只需要回复一封电子邮件，让每个人都能看到讨论。
根据我的经验，它是与客户协作、完成各种任务和跟踪客户沟通的极好工具。您甚至可以通过Zapier将Basecamp与CRM系统(如Podio)挂钩，使代理机构能够维护单一客户视图。
4。了解你的员工的能力是管理你的项目和使你的销售团队成功引进新客户的核心。除了了解项目及其相关的计费时间外，对机构所有者来说，重要的是要了解:个人、团队和部门的员工利用率:用于客户项目的非计费小时(超额服务)投入预售活动的非计费小时和活动转化率因此，确保他们的注意力集中在正确的项目和任务上取决于您和您的项目经理。找到能让你清楚了解员工可用性和利用率的软件，可以帮助你管理工作量，并增强招聘决策的能力。在我看来，这些信息应该在任何代理CRM系统中捕获，对我们来说，这意味着在Podio中捕获。还有一些第三方工具可以帮助从最流行的CRM或机构管理系统中提取和可视化数据。对此，我强烈推荐的一个工具是Highcharts。Highcharts允许我们从Podio中提取数据，并将其可视化为一系列可定制的图形来表示根据利用率和产能等领域进行分类，并根据不同的数据范围按个人、团队和部门进行划分。我们也使用Highcharts在每月的高级管理团队会议上报告我们的业务kpi，同样从我们的CRM系统提取数据，并使用Highcharts可视化。如果你已经在收集这些领域的数据，那么为什么不试试Highcharts，看看它是否能帮助你更好地跟踪整个机构的表现?
5。过去，我们使用谷歌表进行所有的客户报告，将其连接起来提取和显示客户的谷歌分析数据。
与手动报告相比，这个解决方案节省了大量的时间，同时允许我们为每个客户设置高度可定制的分析仪表板，为他们提供随时的性能概要，每月自动更新。
您可以在这里阅读更多关于如何设置它的信息。
6。如果社交媒体是你公司产品的一部分，那么正确的社交媒体管理工具就会让一切变得不同。你的团队必须在周末登录每个社交媒体平台为客户发帖，在互联网上漫游寻找完美的内容，手动创建/发送报告的日子已经一去不复返了。
Sendible是一个功能丰富的社交媒体工具，主要为发展中的机构构建。Sendible的使命是帮助广告公司在社交媒体上讲述真实的故事，让他们在客户面前看起来不错。
Sendible的代理团队协作工具是行业中最好的。通过一个主帐户，您可以在仪表板上添加多个用户，设置适合您的团队的用户层次结构，将对话分配给相关的团队成员进行响应，甚至可以确保每个帖子在被安排之前都得到了正确的人的批准。在Sendible的团队合作中，确保你的代理所生产的工作能够满足客户的需求。
这个工具甚至可以帮助您节省管理时间，通过电子邮件向您的客户发送好看的、有品牌的PDF报告，并有一个介绍报告的可选封面页。您还可以设置这些电子邮件的频率，以满足客户的期望，从而提供更高水平的服务。Sendible的一些功能包括:分配和批准帖子给不同的团队成员。授予或限制客户端的自定义访问权限。与Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn，谷歌我的业务和YouTube集成。批量调度使上传内容变得轻而易举。获得有见地的客户报告。内容库允许您存储图像，复制，甚至标签，以供以后使用。奖金!作为一个机构，有时你可能想知道如何削减花费在不同任务上的时间，比如在超越竞争对手的同时维护数据提要。优化的产品提要是任何成功的PPC活动的基础。为了达到销售目标，在竞争激烈的数字环境中脱颖而出是必须的。使用像DataFeedWatch这样的提要管理解决方案，机构可以根据现有数据创建完全优化的产品提要。优化的清单有助于增加销售在多个渠道，并可以帮助防止广告缺货的产品。“你最喜欢的代理工具是什么?”
这篇文章涵盖了我们用来管理营销代理的一些基本工具。当然，作为代理，我们还可以使用许多其他工具来帮助我们的管理团队保持业务的平稳运行。我们很乐意听到其他代理所有者和经理关于您正在使用的工具来帮助管理您的代理-请使用下面的评论部分。本·伍德(Ben Wood)是哈勒姆商学院的营销服务总监。Ben已经在数字营销领域工作了8年多在2012年跳槽到一家高增长的数字代理公司之前，我曾在一家蓝筹公司的客户端工作过。WordStream的客座作者是在线营销社区的专家、企业家和充满激情的作家，他们为我们的博客带来了广泛话题的不同观点。获得更多客户的10个最佳B2B销售策略达成更多交易不需要花哨的战术，只要基本原则。
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