我们想象的工作场所是一个有办公桌、饮水机、会议室的办公室，可能还有一个悲伤的“娱乐”小区域。
尽管这在 90 年代可能是真的，但从那以后我们已经走了很长一段路。早上通勤时不再有怨恨，电梯里也没有可怕的闲聊。现在——在远程工作的时代——我们从未处于更好的位置。
我几乎一生都在远程工作。我发现，只有良好的沟通才能让远程团队与一群断开连接的人不同，他们独自一人在笔记本电脑上沉默。多年来，我学到了很多关于高质量沟通、电子邮件生产力、反馈循环和使用正确工具的知识。在本文中，我将与您分享其中的一些内容。
不要把你的交流分散到各处
有这么多闪亮的应用程序，将您的工作分散在所有这些应用程序之间可能很诱人，但这对您和您的团队来说也是非常低效的。想象一下，如果我想检查一篇正在进行的文章的状态，并且必须首先检查Trello的链接，然后检查Google Docs的评论，然后转到我的电子邮件发送我的回复。一份工作需要 3 个应用程序。然后是视频会议，人们可以在其中使用从 Zoom 到专用虚拟电话系统的一切业务。它变得混乱。
我不知道最适合您的工作流程和流程，但我发现将我的应用程序集成在一起就可以了。例如，我将我的 Trello 活动输入聊天频道。当链接发布在 Trello 中时，它会转到 Slack。我可以立即收到通知，而不必持续跟踪我的通知。
使用 Mailbird，您可以将这些通知放在收件箱中。Mailbird 与Dropbox、Asana、WhatsApp和Veeting Rooms集成，仅举几例。这意味着如果您只是在寻找更新，您永远不必离开收件箱。
收紧团队的反馈循环
远程团队最令人沮丧的事情之一是审批流程。如果您在不同的时区工作，那么经理每周只有几次时间来获得工作批准，这可能会成为您工作流程的杀手。
收紧反馈循环并不是一个快速的解决方案，而是在员工入职阶段就开始实施的事情。基于敏捷方法论，鼓励您的团队在短冲刺中工作，展示工作以供审查，然后快速对其进行迭代。
为所有通信（例如电子邮件或项目管理应用程序）奠定基础，并快速且经常地进行审查。这将扼杀任何需要花费太多时间的臃肿流程，并迫使您加快审批流程，这对每个人都有好处。
鼓励电子邮件生产力最佳实践
如果做得不好，电子邮件是一种糟糕的交流方式。然而，考虑到正确的最佳实践，它可以被驯服和有效地使用。我以前写过关于这个主题的文章，所以我只想给你一个你应该养成的习惯，以使电子邮件更易于管理。
将您的低优先级电子邮件捆绑在一起，并将它们放在主收件箱之外
您不希望收件箱中的重要电子邮件被视为与一些讨厌的电子邮件通知一样重要，因此请教您的收件箱将它们捆绑在一起并保持它们不受干扰。在 Gmail 中，您可以通过创建过滤器来做到这一点。在 Inbox by Gmail 中，只需打开“低优先级”和“更新”捆绑包并确保它在几天内都能接收到正确的电子邮件。
一旦你检查了你的电子邮件，就决定如何处理每一个
您不想养成检查电子邮件只是为了阅读它们，然后再回来对它们采取行动的习惯。相反，您应该在一天中留出一些分配的时间来充分处理所有事情。David Allen 的Getting Things Done推荐将此作为任务管理的一种方法，但它也适用于电子邮件。处理收件箱时，将每封电子邮件视为以下类别之一：
- 做——如果可以在 2-5 分钟内完成，现在就做
- 委托 – 转发电子邮件，或将其粘贴到聊天中以供其他人操作
- 推迟 – 暂停电子邮件，或将其添加到您的待办事项列表中以备后用
- 删除 – 最好删除您不需要做任何事情的电子邮件
- 文件——最糟糕的选择；标记电子邮件并提醒自己处理该标记
作为一般规则，在您回复后，您应该存档（而不是删除！）电子邮件。
使用预设回复来回答所有常见问题
一遍又一遍地从不同的人那里得到相同的问题？使用Gmail 的预设回复功能，在您下次回答问题时保存回复。这样一来，您就不必再输入同样令人麻木的电子邮件了！您可能需要做的常见事情可能是“X 的链接在哪里？”、“你能帮我联系 Y 吗？” 和“你办公室的地址是什么？”。
使用桌面邮件客户端来避免分心
我过去最严重的罪过之一就是上网查看我的电子邮件并最终出现在 reddit 的第 40 页。使用像 Mailbird 这样的桌面邮件客户端，这种情况再也不会发生了。
过去，使用 Outlook 之类的应用程序，人们无需打开浏览器即可查看电子邮件，但当 Outlook 落入令人捧腹的遗留软件领域并被 Gmail 接管时，浪费的时间肯定是疯了。例如，全世界每天花费15 个小时在谷歌上搜索“ http://www.gmail.com ”这个词。
而这仅仅是开始。我敢打赌，当人们只是来查看他们的电子邮件时，他们会不小心每周花费几个小时在互联网上浪费时间。这是一个非常简单的解决方案——只需使用桌面邮件客户端，就可以节省数小时的浪费时间。
所以你有它。一份快速指南，将帮助您和您的团队停止在沟通上浪费时间，更有效地使用他们的工具并最终完成更多工作。如果您还有其他发现有用的方法，请在评论中告诉我。我希望这篇文章有帮助！
本杰明·布兰道尔是居住在拉脱维亚的英国作家。他在Process Street撰写有关生产力、初创公司和软件的文章。在Twitter 上找到他。
