使用 FollowUp CC 安排自动提醒，这样您就不会忘记重要的电子邮件或任务。只需在您的 Mailbird 应用商店中激活FollowUp.cc 。然后它将出现在左侧菜单面板中。 入门 连接到 Mailbird 应用商店中的 FollowUp cc 单击 FollowUp.cc 图标并使用您的电子邮件或 Gmail 帐户登录。 从 Mailbird 进行后续 CC 登录 登录后，您就可以安排您的第一个提醒。您将在每个撰写/回复/转发窗口的底部显示一个小日历图标。单击该图标可设置您想要获得提醒的日期。 在 Mailbird 电子邮件撰写窗口中使用 FollowUp CC FollowUp.cc 将自动出现在您消息的密件抄送字段中。电子邮件地址会有所不同，具体取决于您选择的日期。 FollowUp.cc 是如何工作的 发送后，您将收到一封确认邮件到您的电子邮件地址，其中列出了提醒的详细信息。如果您不想获得它们，您可以轻松地禁用它们。 电子邮件确认您的提醒请求 电子邮件提醒将作为常规电子邮件显示在您的收件箱中，为您提供下一步要采取的操作的不同选项。电子邮件提醒可以延后、重新安排或简单地删除或存档。 请注意，除了电子邮件提醒之外，您还可以安排应用程序向之前的对话发送稍后的后续电子邮件。 自定义提醒或跟进时间 高级 FollowUp.cc 提示 如果您已经注册了 FollowUp 的订阅计划之一，您只需转到左侧的 FollowUp.cc 图标即可管理您的提醒。该提醒将列在您的 FollowUp.cc 日历上。 查看您的后续计划 从那里您将能够查看和/或编辑提醒详细信息，将它们分配给任务，或简单地删除它们。 从您的日程安排中删除跟进 其他后续功能包括： 稍后发送：您可以安排在您认为适合跟进的时间稍后发送电子邮件。 电子邮件跟踪：您可以在电子邮件上激活跟踪器以计算每次有人打开它。 书签页面：为通过应用程序添加书签的页面设置电子邮件提醒。 听起来很整洁。但是您已经开始使用它了吗？在下面的评论部分告诉我们您的想法。

我不是第一个也不是最后一个承认电子邮件过载问题已经失控的人。看似无害的毁灭性后果只会增加非生产时间和收入损失，这是其直接影响。

每天如何使用电子邮件存在多个问题，但主要问题以“公地悲剧”的形式出现，这意味着人们为了实现自己的目标而为自己的利益行事，即使不是为了他们所属的团体的最大利益。

在撰写电子邮件时，我们都在考虑我们想要从另一个人那里得到什么，而不是相反，这解释了公地悲剧以及为什么电子邮件超载将我们淹没在低效率的电子邮件习惯中的根本问题。

那里有很多建议，当你有 100 件小事需要改善你的电子邮件习惯时，你很容易不知所措。看看这个，例如。我不可能实现所有这些。我什至在开始阅读之前就放弃了。

我不想让它违反直觉，所以让我们从小步骤开始，从您可以在日常电子邮件习惯中实施的七种最简单的方法开始，这些方法可以将您的收件箱时间缩短一半。

#1 – 主题行的神秘世界

主题行就像有效的电子邮件通信的拾取线。他们既可以让其他人感到舒适，也可以为您赢得蠕动的印记。

有一种简单的方法可以使您的主题行变得有用——明确提及您的电子邮件的最终目标。只需查看主题行，收件人就可以清楚地了解他们需要做什么。他们可以决定立即使用电子邮件回复或将其标记为稍后回复。

让我们看一些有效的主题行示例： 

1. 会议记录+需要对模型的反馈
2. [信息性] 4 月 27 日当周的销售更新
3. [紧急]今天发布新的测试版！
4. [低优先级] 请在网站上修复此错误

注意两件重要的事情：

1. 仅通过阅读电子邮件主题行，方括号中形容词的使用可以显着提高对需要做什么的理解。
2. 如果您的主题行有点长，请不要担心。如果它清楚地说明了在不打开电子邮件的情况下需要做什么，那么您做对了。

#2 – 遵循 NNTR/NRN 和 EOM 政策

NNTR = 无需回复

NRN = 无需回复

EOM = 消息结束

这三个简单的短语或其首字母缩略词可以显着减少您的电子邮件量。 

大多数情况下，当您在线程中发送包含所有有用信息的最后一封电子邮件时，收件人会回复一封感谢信或简短的确认，这只会增加您的电子邮件堆。

如果您确定这将是您在主题中的最后一封电子邮件，您可以在电子邮件末尾添加 NNTR/NRN，让其他人知道他们不需要回复。在某些情况下，即使员工有问题，也不回复老板可能听起来很粗鲁或恐吓员工。为避免这种情况，您可以写：“除非您有问题，否则无需回复”或其变体。

有时您有一条非常短的消息，可以适合主题行本身。在这种情况下，添加 EOM 或 [EOM] 或 [End of message] 可以节省收件人的时间，因为他们不需要打开电子邮件。

帮助自己和他人变得高效。

#3 – 使用“发送和存档”按钮

大多数人不知道这些漂亮的功能可以减少您的电子邮件压力或不愿处理电子邮件通信。

当您回复电子邮件并单击“发送和存档”按钮时，它会同时发送电子邮件并从您的收件箱中将其存档。它不仅可以节省您单独归档电子邮件的时间，还可以减少收件箱中的杂乱，让您有一种掌控一切并快速摆脱电子邮件的力量感。

在 Gmail 中激活它

1. 单击 Gmail 收件箱中的“设置”图标，然后从下拉列表中选择“设置”选项。
2. 在常规选项卡下，向下滚动到“发送和存档”部分，然后选择显示“发送和存档”按钮作为回复。
3. 单击页面底部的保存更改。

然后，您将看到“发送和存档”按钮以及“发送”按钮，如下所示：

在 Mailbird 中激活它

此功能在您安装 Mailbird 时内置并激活，如下所示：

其他用于商务沟通的电子邮件程序目前似乎缺乏它。

#4 – 以正确的方式格式化电子邮件

您应该始终避免编写冗长的电子邮件，但如果您要编写文本段落，至少要让它看起来更好，这样其他人就不会因此而讨厌您。慷慨地使用以下三个元素：

粗体标题

使用标题并将它们加粗。您还可以通过加粗来突出显示电子邮件的重要部分。但诀窍是使用键盘快捷键来提高效率。如果使用鼠标选择文本，则需要移动光标，这通常会选择错误的文本，然后将光标移动到格式栏并单击粗体选项。这需要额外的时间。

使用 shift + 箭头键选择文本，然后使用键盘上的 Ctrl + B 或 Command + B 将其加粗。让我们看一下数学： 

如果您在电子邮件中使用粗体十次，您可以在不使用鼠标的情况下节省 15 到 20 秒。

如果您大量使用电子邮件并且每天至少发送五封这样的电子邮件，那么每天节省 75 到 100 秒 = 每月节省 37.5 到 50 分钟。

要点

要点使扫描电子邮件更简单。它还使电子邮件看起来干净，同时使收件人可以编写在线回复。

如果您不熟悉在线回复，请查看使用在线回复回复电子邮件是多么容易。

间距

将长段落分成两到三行的集群可以更容易阅读。尽量不要使段落超过三行。

#5 – 对开放式问题说不

始终在电子邮件末尾提出特定问题，并避免提出以下问题：

• 您对此有何看法？
• 任何反馈？

具体的问题使收件人的生活更轻松，并表明您重视他们的时间。而不是一个模糊的问题，给你的收件人选择/选项可供选择，这会给他们一个开始思考的点。几个例子：

• 您是希望现在继续进行，还是我们应该推迟到以后再做？
• 您能否将您的反馈发送给我，说明哪个活动是最好的，为什么？

#6 – 正确使用 CC 和 BCC

当电子邮件涉及多人时，大多数人不知道 CC 和 BCC 的正确用法。以下是一些简单的提示：

1. 使用收件人字段添加直接受电子邮件影响或预计会回复的人员的电子邮件地址。
2. 当您不期待他们的回复时，使用 CC 让人们了解最新情况。
3. 当您只想在某人的收件箱中留下电子邮件副本并且他们不会参与进一步的对话时，请使用密件抄送。
4. 当有人通过电子邮件介绍您时，请与新人进行进一步的对话，但将介绍人添加到密件抄送中，这样您就可以在不让他们参与进一步对话的情况下感谢他们。
5. 如果您要向 20 位重要的人发送同一封电子邮件，请一次发送一封，而不是将他们全部添加到密件抄送中。它只会显示你的懒惰和对他人的不尊重。你可以忘记他们的回复。
6. 您可以根据需要在“收件人”字段中添加任意数量的人员。不要只保留一个人在 To field 并在 CC 中休息；这是错误的做法。

#7 – 用两分钟规则杀死它

在电子邮件通信中，两分钟规则意味着您处理一封电子邮件（回复、转发、删除等），如果它需要不到两分钟。否则，您将其标记并稍后处理。

有多种方法可以存储它以备后用：

• 你可以给它加星。
• 您可以将其移至其他文件夹。
• 您可以将它们转换为任务。

不仅如此，不如向发明它的人学习两分钟规则。

您现在已武装并准备好进入收件箱战斗。去赢吧。