如何像老板一样清除电子邮件收件箱：四个简单步骤

您的正常工作日是如何开始的？理想情况下，它与一杯咖啡或茶、散步或任何符合您完美要求的选择一起。但是，当您进入收件箱时，现实即将打在您的脸上，而且里面充斥着大量的电子邮件。每天都会看到一批新的未读电子邮件以及您昨晚没有收到的电子邮件，无论是促销优惠、个人待办事项还是与业务相关的消息。

其中许多是不必要的，只会使您无法完成其他重要任务，但是将它们整理出来可能会花费很多时间。幸运的是，有一些关于如何清除电子邮件收件箱的做法可以帮助您整理，所以让我们一步一步地回顾它们。

 

 

第 1 步：摆脱让您分心的电子邮件

Gmail和其他服务具有直观简单的界面。然而，一次处理大量的电子信件可能是一项相当艰巨的任务，除非你手头有一些生活小窍门。因此，这里有几种不同的方法可以让您将分散注意力的信件从视线中移除（并提供有关如何在 Gmail 中执行它们的示例）。

一键删除所有电子邮件

听起来很简单，但在您可以批量清除电子邮件之前，应该先选择它们。转到您的收件箱并勾选选择所有电子邮件的复选框。您会看到一条通知，指出“已选择此页面上的所有 X 个对话”。如果您的文件夹或标签中有超过 50 封电子邮件，则会出现“选择主要的所有 X 个对话”的通知（而不是主要的，它可以是收件箱，具体取决于您的帐户设置）。

选择后，点击垃圾桶图标以整理收件箱页面。

 

删除给定标签下的电子邮件

要从标签中删除所有电子信件，请从左侧面板中选择所需的一封，然后再次单击复选框以将所有信件移至回收站。

 

使用搜索删除电子邮件

删除电子邮件的下一个方法是使用搜索。Gmail和其他服务具有强大的搜索选项，但您仍然应该了解如何指定您的请求。使用的一些主要命令包括：

• Label:<name of label> 命令会将您带到具有相同标签的电子邮件，例如，label:inbox 将从收件箱中删除信件。 
• To:<email address> 命令将显示发送给某人的所有电子邮件。 
• From:<email address> 命令将显示从一个人收到的所有电子邮件。

 

存档您要保存的电子邮件

您可能出于不同的原因想要归档电子邮件，无论是日常业务运营期间的检索还是诉讼方面的公司保护。但是，将它们全部存档的最佳方法是在收件箱中选择所有邮件，然后点击存档按钮移动它们。 

 

第 2 步。整理您想要保留的 电子邮件

如果您仍然有不需要进一步操作的电子信件，但出于不同的原因需要保留它们，一个好的电子邮件生产力提示是创建文件夹和标签。 

最简单的方法是基于包含多个相关消息的电子邮件主题创建一个文件夹。为了更好地管理收到的邮件，您还可以使用Mailbird 文件夹功能，该功能可让您轻松存档并定位电子邮件。它可以提高管理电子邮件和整理邮箱的效率。

反过来，标签可让您将更多详细信息应用于您的消息，从而保证更好的组织。此外，您可以在一封电子邮件中获得多个标签，例如“商务会议”主标签和“商务旅行”文件夹的“航班”子标签。

只是不要急于完成这个过程，否则您最终可能会急于将电子邮件放入不同的文件夹以尽快完成。这对于清理收件箱可能很有效，但对于组织目的来说也可能毫无意义——我把那封电子邮件放在哪里了？

标签很有帮助，但如果您每天必须处理大量邮件，它们仍然不足以让您的邮箱井井有条。这就是过滤器发挥作用的地方。与标签搭配使用，可确保收件箱自动分类。尽管过滤过程最初可能非常具有挑战性，但它是值得的。

 

让我们再次以Gmail为例， 弄清楚如何首先设置然后自定义过滤器，因为它是最受欢迎的服务之一，并且具有许多电子邮件应用程序共有的功能。

1. 单击扩展搜索功能的向下箭头并填写搜索的详细信息。这是一个公平的做法，因为任何搜索基本上都是一个过滤器。然后，单击按钮以创建过滤器并选择您要使用它执行的操作。
2. 要使过滤器更准确地工作，请在“发件人”字段中使用字符，例如 *@nameofcompany.com，以确保过滤器捕获来自特定公司的消息。要捕获多封传入邮件，您可以使用竖线、移位或反斜杠向过滤器添加可选条目，例如 *@nameofcompany.com、*@marketingdpt.nameofcompany.com 等。 

您还可以使用电子邮件管理软件来提高过滤过程的效率。为此，请设置过滤器或规则，然后选择要应用它的帐户。 

步骤 3. 减少不需要的邮件

您是否曾经拒绝订阅时事通讯？很有可能，您是少数能够抵制 FOMO 的人之一。但是，有时您会将自己添加到邮件列表中以查看哪些内容是好的，或者您实际使用的服务会定期向您发送电子邮件。然后，营销电子邮件的数量开始变得烦人。

您可以通过打开内置的取消订阅选项或使用电子邮件清理服务来跳出邮件列表。 

Gmail 、Outlook和 iOS 邮件应用程序等电子邮件提供商可以轻松取消订阅。当他们注意到邮件中有一个有效的取消订阅链接时，他们会形成自己的取消订阅链接并将其放在发件人地址旁边或邮件顶部，或者该链接显示为取消订阅横幅。

 

 

电子邮件清理服务可确保有效取消订阅多封营销电子邮件或新闻通讯。然而，关于这些服务，您应该了解一件事——它们要求完全访问您的邮箱，有时还要求访问您的联系信息。以下是要使用的最佳服务的候选清单。 

• Unroll.me是免费的，可与Outlook .com、Gmail /GSuite、Yahoo Mail 和 AOL 电子邮件帐户一起使用。它也是 Mailbird 中的一个集成。
• Polymail 退订将花费您 19 美元，并要求使用您的 Google 帐户登录，以便为您提供所有需要的工具。 
• Mailbird将使用其内置的取消订阅功能让您摆脱邮件列表。 
• Leave Me Alone支持 Google、Microsoft、Yahoo、iCloud、AOL 和 IMAP 帐户，并会要求您支付积分。 
• Clean Email 将您的电子邮件服务放在一个收件箱中，让您只需按一下按钮即可清理它们。 

第 4 步。利用您的电子邮件应用程序的内置功能

如果您已经使用电子邮件客户端来处理过载的邮箱，那么您应该知道添加了一些有用的内置功能来提高您的电子邮件管理效率。 

贪睡选项就是其中之一。它允许删除消息并设置应该删除多长时间的计时器。时间到了，邮件将返回到收件箱——如果您还没有准备好整理或管理它们，您可以再次暂停它们。使用贪睡功能是清除电子邮件并使其更有条理的最简单方法之一。 

大多数电子邮件应用程序允许在一个地方设置多个帐户，一旦这样做，您可以按照以下提示使用贪睡选项： 

• 当您需要在回复之前执行太多操作时，延后电子邮件。 
• 准确选择贪睡时间。使用电子邮件客户端的预设选项，例如“今天晚些时候”、“今天晚上”、“明天或明天晚上”、“本周末”、“下周”等。 
• 在打盹之前为某些电子邮件加注星标，以将它们与其他类型区分开来。 

除了利用贪睡功能外，您还可以从一些电子邮件工具所吹嘘的应用程序集成中受益。此类有用的应用程序，如 Asana、Todoist、Wunderlist、Slack 等，可以为您的业务带来帮助，确保更好的时间和任务管理。 

预防是最好的良药：额外的电子邮件生产力提示

现在您已经了解如何通过从标签中一次删除所有电子邮件或使用搜索来清除收件箱，并通过使用电子邮件服务和客户端的内置功能使其更有条理。下一步也是最后一步是列出适合您的电子邮件生产力提示列表。这里有一些想法： 

• 每天或每周至少留出 20 分钟来整理您的收件箱。避免在浏览器选项卡中保持打开状态并在20 分钟以外的任何其他时间查看电子邮件。
• 坚持大卫艾伦的两分钟规则：如果您可以在两分钟内回复电子邮件，请立即回复。一些电子邮件管理软件，包括Mailbird，有一个有用的快速回复功能来满足这些需求。它允许在您正在阅读的同一窗口中回复电子邮件。 
• 定义检查电子邮件的频率以及回复的速度。根据结果​​，您可以调整电子邮件管理流程，让自己更有条理，不会整天陷入处理电子邮件的困境。 

您可以分享哪些电子邮件生产力技巧？将它们留在下面的评论中。