在本文中，我们将向您展示如何编写有利于您的声誉和业务的正式电子邮件。
虽然86%的专业人士和73%的消费者表示他们更喜欢电子邮件通信，但大约 20% 的电子邮件从未到达收件箱。在那些这样做的人中，平均打开率在 15% 到 20% 之间。
您可以通过使用正式的电子邮件地址和适当的电子邮件结构来提高您的电子邮件打开率和点击率，并确保您的消息对您的业务产生积极影响。
继续阅读以了解更多信息！
电子邮件使用统计
- 全球有55 亿个电子邮件帐户。
- 有39 亿电子邮件用户。
- 每天发送和接收超过3064 亿封电子邮件。
- 普通人每天发送和接收71 封电子邮件作为常规业务通信。
- 54% 的 B2B 电子邮件包含营销信息。
- 99% 的用户每天查看他们的电子邮件，其中 66% 的用户通过电子邮件进行购买。
- B2B 营销电子邮件的平均点击率为4%。
- 清单还在继续，但你明白了！
再一次，73% 的消费者更喜欢电子邮件通信，这在即时通讯时代是完全可以理解的。现在，想象一下只有一小部分潜在客户和消费者的可能性，以及这将在多大程度上增加您的业务和市场认可度。想象一下使用通用的、非专业的电子邮件地址进行联系。有人会打开那封邮件吗？
正式的电子邮件地址如何使您的业务受益
如果您要发送促销优惠和时事通讯或发起营销电子邮件活动，您的电子邮件地址将是给收件人留下印象的第一件事，因此您应该确保它是一个好的电子邮件地址。正式的电子邮件地址可以提高您的可信度。
以下是使用专业电子邮件地址的一些好处：
- 客户和客户会将您的企业视为一家严肃的公司。
- 当您使用专业的电子邮件地址时，客户更有可能记住您的电子邮件和品牌。
- 您推广的唯一业务是您的业务。
今天，如果没有强大的在线业务，初创公司几乎不可能在市场上具有竞争力。拥有一个公司的、像样的电子邮件地址很重要，您将使用它来制定高质量的营销和管理策略并实现您的长期目标。
电子邮件地址本身是贵公司形象不可或缺的一部分，因为它向您的未来客户展示了他们可以期待的专业水平。例如，专业的电子邮件地址是发起成功的电子邮件营销活动或尝试建立品牌并使公司在市场上易于识别的关键因素。
要正确管理您的新地址，请使用支持的电子邮件客户端，它可以为您和您的团队节省时间和金钱。Mailbird 不断更新，其集成功能在一个优雅的仪表板中提供触手可及的一切。
如何创建正式的电子邮件地址
创建正式的电子邮件地址相对简单明了。您需要一个简短且与您公司名称相对应的域名，然后找到合适的提供商。市场上最受欢迎的供应商是：
- 谷歌 G 套件
- 微软展望
- iCloud
- 雅虎邮箱
- 美国在线邮件
- Zoho Mail
- GMX 邮件
- Yandex 邮件
- 邮件.com
- 莱科斯邮件
所有这些都提供免费版本；但是，如果您想要高级功能，它们通常需要每月订阅。例如，Google Workplace 和 Microsoft Outlook的基本业务包起价为每月 6 美元。
如何撰写正式电子邮件：撰写正式电子邮件的要素和建议
在本节中，让我们重点学习如何编写专业的电子邮件以及电子邮件礼仪的基本原则。
正式和休闲有什么区别？
当您需要发送商务电子邮件或联系您不熟悉的人时，您需要写一封正式的电子邮件。您在给朋友和家人写信时可能习惯的随意风格不适用于商务信函。
我们已经提到，大约 20% 的电子邮件从未到达收件人的收件箱。在那些这样做的人中，只有大约 22% 开放。电子邮件未送达或未阅读的主要原因是垃圾邮件主题行和可疑电子邮件地址。使用正式的电子邮件地址并精心设计您的电子邮件将有助于绕过垃圾邮件过滤器。
发件人
对于大多数电子邮件用户来说，从非正式电子邮件地址接收消息是一个危险信号。
当您从 [email protected] 或 [email protected] 等地址发送重要电子邮件时，该邮件很可能会被删除并阻止未来的通信。当然，除非您将其发送给朋友或家人。
发送正式电子邮件时，您应使用包含您的全名的正式电子邮件地址，例如：
如果您代表机构或企业写作，最好使用该组织提供的电子邮件，例如 [email protected]。
结构和音调
正式电子邮件和休闲电子邮件之间最显着的区别在于结构。当你写一封非正式的电子邮件时，你不必太担心结构和语气。
例如，给您朋友的一封随意的电子邮件可能如下所示：
对于正式的电子邮件，结构是明确定义的，应该始终遵循。正式的电子邮件以称呼开始，有一个开场白、电子邮件正文和签名部分。您还应该注意语气。
正式电子邮件不应包含非正式语言、缩写、缩写、俚语和表情符号。请注意，多种字体，尤其是脚本字体、新颖字体和手写字体，不适合正式电子邮件。
正式电子邮件的最佳选择包括常见、易于阅读的字体：
- 英语字体格式一种
- 宋体
- 口径
- 维达纳
- 乔治亚州
- 黑尔维提卡
在正式电子邮件中使用正确的语法至关重要。目标是让读者理解您的信息并采取行动。为此，请更正任何拼写错误，检查语法和专有名称，并确保没有任何拼写错误。使用 Grammarly 或 Essay Tigers 服务来确保您的拼写正确。
以下是正式电子邮件的示例：
| 你好迈克尔，
我正在写 2020 届毕业生的毕业照。 请在 10 月 4 日下午 5:30 之前将它们发送过来，以便我们可以将它们包含在我们下周创建的班级相册中。 如果我们预计会延迟交货，请尽快通知我们。 真挚地， 琼·史密斯 哈佛大学社会学教授 [+ 1 234 5678] |
这个例子和前面的例子都传达了相同的信息，但方式却大不相同。
让我们仔细看看所有元素。
正式电子邮件的要素是什么？
- 主题行——读者在收件箱中看到的第一件事。
- 问候– 为您的读者个性化的称呼。
- 介绍– 说明电子邮件的目的。
- 正文– 电子邮件文本。
- 结束语——“最良好的祝愿”式短语和您的签名。
主题行
正式的电子邮件需要更详细的主题行，不能误导或缺少信息，例如：
| 提交 2020 届毕业照：10 月 4 日下午 5:30 |
理想的主题行长度在六到十个字之间。
由于垃圾邮件过滤器，应避免使用一些触发词：
- 立即购买
- 直接购买
- 点击这里
- 优惠到期
- 仅限新客户
- 特价
- 独家优惠
- 现在申请
- 千载难逢的
- 紧迫的
- 请阅读
- 不要删除
- 等等
问候
非正式交流中有时会跳过问候或问候。它总是出现在正式的电子邮件中，无论您是针对个人还是团体。
发送正式电子邮件时，请尽量了解电子邮件收件人的姓名或职务。适当时包括敬语（先生、女士、教授、博士/博士）。如果您不知道他们的姓名或头衔，通常使用简单的“你好”比使用臭名昭著的“可能关心的人”更好。
正式的称呼是这样的：
| 亲爱的怀特教授，/亲爱的首席营销官，/亲爱的学生们，/亲爱的史密斯先生 |
不像这样：
| 嘿！/约翰，/你好，伙计！ |
介绍
介绍用于传达电子邮件的目的。但是，如果您是第一次给某人写信，您还应该简要介绍一下自己。给朋友的一封随意的电子邮件通常根本不需要介绍。
正式的电子邮件介绍可能如下所示：
我叫 Rebecca Greene，我是电子邮件营销人员，也是 White Marketing Services, LLC 的创始人。我想邀请您参加我们为期两周的电子邮件营销免费培训。
身体
在非正式电子邮件中，您可能不需要详细说明电子邮件的目的。在正式的商务沟通中，您应该使用正文来提供有关电子邮件主题的其他详细信息。读者可能不太了解您或您的业务，因此这里是提供重要信息的地方。确保简洁明了，以免使读者感到困惑。
正文示例：
| White Marketing Services 致力于帮助企业简化和优化电子邮件通信。为了帮助您实现这一目标，我们将于 11 月 7 日至 11 月 21 日组织为期两周的“掌握电子邮件营销艺术”培训。它包括五个涵盖基本电子邮件营销策略的实时会话，以及一个专门的问答会话和一系列免费电子邮件模板。培训免费，但名额有限，请务必立即注册。 |
结束
在随意的电子邮件中，通常会跳过结束或非常非正式的结束，例如：
| 队友的欢呼声！/ 回击我 / LMK 你的想法 / TTYL / 爱 |
相比之下，正式的电子邮件需要更正式的结束。可接受的正式电子邮件关闭的一些示例包括：
| 真诚的，/您真诚的/尊敬的，/亲切的问候 |
您的电子邮件结束后应附有专业签名，以提醒读者您是谁，并提供有关如何联系您的信息。
如何注销电子邮件
专业的电子邮件签名是正式电子邮件的重要组成部分，因为它：
- 辅助沟通
- 帮助建立您的品牌形象
- 给人留下深刻印象
定制的电子邮件签名变得如此流行，以至于专业人士创造了“电子邮件签名营销”一词。品牌签名和横幅比非品牌签名更能吸引读者的注意力。此外，将链接添加到您的电子邮件签名可以成倍增加您的社交媒体关注度。
但是，仅当您对社交资料的质量有信心时，添加社交媒体链接才有效。如果您没有始终如一地发布高质量的内容并与您的追随者进行交流，那么将更多人引向您的低标准个人资料可能会损害您的声誉。
大多数用户更喜欢使用签名模板来创建获得结果的专业电子邮件签名。仅在电子邮件末尾注明您的姓名不会促使采取行动。添加一些图形元素和联系信息会激发兴趣和参与度。
为了最大限度地利用您的电子邮件签名，您可以添加：
- 你的职位或职位
- 附属机构
- 联系信息（电话号码、网站、办公地址、社交媒体链接）
- 您的照片或公司徽标
- 号召性用语或社会证明
- 数字名片也是时尚的补充
一旦您制作了个性化的电子邮件签名（或者如果您的目标是一个真正的“令人惊叹的因素”，一个平面设计师），您可以将它添加到您所有电子邮件的自动签名功能中。
创建电子邮件签名的额外提示：
- 保持简单明了
- 使用一种或两种品牌颜色来吸引注意力
- 用空白和分隔线分隔不同的元素
- 包括奖项或认证徽章
- 移动设计（文本大小，间隔图标）
发送之前：改善正式电子邮件写作的 5 个技巧
虽然结构很重要，但编写正式电子邮件也有一些规则和建议：
对你写的东西有所保留
你不应该在电子邮件中写一些你不愿意在公共场合说的话。通常情况下，CC 部分的错误人员会将您的业务沟通变成全面的丑闻。因此，请仔细检查内容和您要发送给的人。
与陌生人交谈时始终介绍自己
任何正式的电子邮件格式都包含介绍。当您第一次与他们联系时，不要假设人们知道您是谁或您新成立的业务是关于什么的。相反，花时间写一个关于你自己、你的姓氏和你的公司的简短介绍。让它简单优雅，只提供重要信息。
及时
没有什么比等待回应更糟糕的了。如果您想扩大客户名单并获得满意的客户，那么及时响应至关重要。其实24到48小时是可以接受的，两天以上的都可以算粗心。
避免发送单行
使用超短句和单行语句不会促进交流。除此之外，使用诸如good和ok之类的非正式词语不会给您的同龄人留下好印象。
不要使用文字说话、表情符号、行话或俚语
写电子邮件不是即时消息，不应被视为即时消息。毕竟，这是两个独立的沟通渠道是有原因的。专业人士在商务电子邮件中使用 4u 或 Gr8 等语言是不可接受的。您可能会在同事和客户眼中显得不专业。
这是一个正式的电子邮件示例：
使用您的正式电子邮件 ID 提高品牌知名度
既然您知道如何写一封正式的电子邮件，那么指出电子邮件在业务中的另一个好处是很重要的。
电子邮件 ID 是服务器分配给您的电子标识。例如，在 [email protected] 电子邮件地址中，elon.musk 是电子邮件 ID。当您使用正式的电子邮件 ID 来推广您的业务时，您承担了一种职业责任，传达了可信赖和能力的形象。如果客户认为您的公司精通并且可以提供出色的产品/服务，他们会回复。
但是，如果您没有使用正式的电子邮件地址和正确的电子邮件内容正确地为您的企业树立品牌形象，他们的第一印象也可能是他们的最后印象。如果您是一个人的企业，建议使用自由职业者的专业电子邮件。向商业界展示您的服务应该是有信誉的，并且电子邮件地址应该反映您的专业精神。请记住，您的电子邮件反映了您和您的公司！
包起来
拥有一个与客户和客户沟通的专业电子邮件地址会带来很多好处。人们会认真对待您，您的品牌将变得可识别。个性化的电子邮件还可以帮助您宣传您的业务。
知道如何写一封电子邮件与拥有一个专业的电子邮件地址密不可分。写一封正式的电子邮件非常简单；只需按照上面的简单步骤即可。
与您的客户进行适当的正式沟通不仅会让您显得专业，而且还有助于制定能够实现您的长期目标的营销策略！那你还在等什么？按照步骤编写专业电子邮件并开始与您的客户和客户建立联系！
