您是否经常四处奔波，试图在某个地方完成任务或赶上最后期限？如果您觉得自己经常迟到，无法跟上您的义务，那么您应该考虑仔细检查您计划工作和提高组织技能的方式。
如果没有适当的组织，您将无法享受充实而平衡的一天（甚至可能是生活方式）。您可能还缺乏动力和情绪变化。这听起来一点也不吸引人。
但是，问题是，您如何改进您的日常计划？互联网上有如此多的提示和技巧，很难确定哪些是有效的。而且，由于一天中的所有压力，您可能会发现很难确定一个好的开始时间。
别担心，我们为您提供保障。本文包含两种规划时间的好方法，以及如何组织你的一天以提高工作效率的提示和提示。这可以帮助您开始并引导您完成每一步！
如何组织你的一天：最有效的方法
有不同的方法来组织你的一天。我们采用了两种突出的方法，其中一种也非常流行。使用这两种方法，您可以管理您的工作时间，让您一整天都充满洞察力。
方法#1：把事情做好（GTD）
你：
- 对需要执行的任务数量感到不知所措？
- 担心忘记小细节？
- 在你的工作和生活中戴很多帽子？
- 开始许多项目，但难以完成？
然后，您需要从 GTD 的创建者 David Allen 那里获得一些建议，并学习如何以正确的方式组织您的工作任务（以及所有其他任务）！
GTD 任务管理系统基于一个简单的事实：您的清单上的任务越多，您就越难以决定需要注意的事项。这也直接将待办事项列表的炒作抛到了窗外，因为它们可能会迫使您花更多时间思考您的任务而不是执行它们。结果，您最终可能会感到压力和不知所措。
艾伦注意到人脑在处理信息方面比存储信息要好得多，他将这一基本细节放入 GTD 方法中，它应该可以帮助你摆脱所有的精神混乱并按时完成工作。它涉及设置工作流程，一旦您这样做，您将能够在任何特定时刻确定您应该处理的任务，而不必担心您会忘记某些事情。
GTD 方法包含五个简单的练习，可帮助您系统化大脑中的杂乱并组织您的一天：
- 捕捉一切。在“我需要这样做”或“这应该在那个时候发生”的脉络中，无论你想到什么是行动或要求，抓住它。如果它逃出你的笔记本，它就会逃过你的注意。
- 阐明。完成您捕获的所有内容（只是暂时不要尝试完成它！）并计划接下来的步骤。确定该项目最适合的类别：它是参考、项目还是下一步行动？
- 组织。把所有东西放在它所属的地方。将重要日期添加到您的日历，将任务分配给其他人，并整理您自己的。
- 审查。密切关注您的列表，不要忘记修改和更新它们。
- 从事。开始处理最重要的任务！
GTD 需要学习如何预先计划和组织。但是，从长远来看，它肯定会得到回报。使用这种方法，您永远不必担心错过会议或忘记截止日期。相反，您将整理好所有任务，并且能够正确安排时间的优先级。
现在，让我们详细检查每个练习！
第 1 步：捕获
GTD 的第一步也是最重要的一步是停止将所有信息和日常任务存储在大脑中。取而代之的是，将所有待办事项、想法和任务捕获并存储在“收件箱”中——物理笔记本或数字应用程序，例如计划器、日历或任务管理应用程序。
通过捕捉你的想法，你最终能够减少精神上的混乱。不要担心组织这些任务和项目！我们将通过以下步骤之一来解决这个问题。
提示：当您刚开始使用 GTD 时，建议您写下您将来可能需要处理的任何事情并将其存储在您的收件箱中。
第 2 步：澄清
现在我们来学习如何组织工作日并整理收件箱中的所有内容的部分。浏览收件箱中的每个项目并对其应用以下方法之一：
- 如果任务不到 2 分钟，请立即完成。
- 如果可以委派任务，请将其分配给其他人。
- 如果项目需要在特定日期或时间完成，请写下截止日期。
- 如果任务很复杂，请确定您需要采取的下一步行动和步骤以继续进行。
始终确保为您的任务添加尽可能多的信息，并使您的任务具有可操作性。
第 3 步：组织
在写下所有任务并添加尽可能多的信息之后，是时候整理它们了。使用 GTD 方法组织任务的方法有很多，但最常见的一种是使用项目和标签的组合，例如在 Todoist 或 Asana 中。
您需要将项目分成一次性的任务和项目。根据 GTD 哲学，项目是需要更多步骤才能完成的任何任务。确保写下每项任务的后续步骤并添加截止日期（如果有）。例如，在 Asana 中，此步骤将反映在创建任务卡和其中的子任务。
第 4 步：审查
这一步是不言自明的。每周留出时间查看您的所有任务，划掉您完成的所有内容，添加和组织新任务，并确定下一步行动。艾伦称这一步是“成功的关键因素”。不断审查和更新您的任务将确保您不只是完成任务。你正在做正确的事情。
第 5 步：参与步骤
这是您为计划工作留出的所有时间都得到回报的部分。通过这一步，您应该已经开发出一个充满可操作任务的系统，这些任务被组织成逻辑类别。
因此，当您开始工作时，您不会发现自己在想“接下来我应该做什么？”。你把所有的任务都写在纸上或数字纸上，然后把它们安排成一个可操作的计划，从而摆脱了这种想法。最重要的是，你摆脱了所有让你感到压力的精神混乱。
完成任务后，跟踪它并与其他团队共享信息。这将避免团队之间的孤岛，所有团队只专注于他们的任务，而不能直接访问其他团队的进度。 创建一个知识库，让公司中的每个人都可以了解您一直在做的事情、您得出的结论以及接下来的步骤，这将使每个人都受益，同时帮助您监控任务的进展。
GTD 工具
这里还有一些需要组织的技巧和 GTD 工具，它们将帮助您更快地掌握这种方法。
GTD 列表
要开始使用 GTD，您需要有效地阐明和组织您的任务。最好的方法是在纸上列出清单，或者使用手机或笔记本电脑上的任务管理软件。您可以制作几种类型的列表：
- “进入”列表。这是你制作的第一个基本的、凌乱的列表。用它来捕捉你想到的想法和任务。随意在笔记本或智能手机上记下所有内容。你甚至可以有几个“in”列表；例如，一个在计划器中，一个在您的手机上。写下所有任务后，开始按优先级组织它们。
- “下一步行动”列表。“下一步行动”列表应包含您应该尽快执行的项目。您可以根据优先级、截止日期或您可以在多长时间内完成这些项目来组织此列表中的项目。请记住，您应该始终立即完成短期任务（那些需要不到两分钟的时间）。
- “等待”列表。此列表应用于您委派给他人的所有任务或由于某人需要先做其他事情而无法完成的任务。这是此列表的一个有用提示。写下任务时，请务必记下当前日期。这样，你可以给你的同事发电子邮件，然后说“我还在等待你说你很快就会完成的报告。那是18天前！”
- “有一天/也许”列表。此列表适用于您希望有一天实现的所有项目，但它们并不重要。您可以在此列表上写下诸如“更换客厅里丑陋的画”或“创建自己的博客”之类的项目。即使此列表中的任务不是最重要的，您仍应每周查看此列表，确保不要忘记这些任务，并在有时间时开始处理它们！
日历
日历非常适合所有对时间和日期敏感的任务。这样，您将能够更好地确定任务的优先级。不需要尽快完成的任务将保留在您的“下一步行动”列表中，以便您稍后处理它们。如果您不喜欢在墙上或桌子上放日历，那么您应该尝试使用Google 日历来保持井井有条。
阅读/审阅文件夹
您很可能会在其中一个列表上执行多个“阅读 [某事]”任务。对于这种情况，阅读/审查文件夹会派上用场。它可以是一个物理或数字文件夹，其中包含您需要阅读的所有文档、论文或书籍。这个文件夹背后的想法是，当您在等待食物或在医生办公室时有几分钟的时间可以消磨时间时，始终为您提供这些材料。
GTD 是一种生产力方法，可以将您的生活从混乱的混乱转变为平衡而充实的生活方式。GTD 将帮助您组织您的工作任务以及您一天的其余时间，因为这也会影响您的工作情况。
方法#2：达芬奇时间表
达芬奇时间表是第二种方法，可以帮助您学习如何更有效地计划和组织。这种方法由 Adrian Iliopoulus 开发，可让您创建日程安排，让您的生活更有目的、更有趣和更有创意。
“达芬奇时间表”背后的主要思想是学习如何：
- 要有创意，每天都进入心流。
- 不允许中断破坏您的流程。
- 停止拖延，把事情做好。
- 确保您不会感到倦怠。
- 适当平衡工作和娱乐。
你可知道？一旦中断，需要23 分 15 秒才能回到正轨。
达芬奇日程表可以帮助您确保您不会被工作压得喘不过气来，因为它会安排您的日常活动，让您有独特的时间来完成更难和更轻松的任务，而且每天也有足够的时间进行放松活动。
如何使用达芬奇日程安排您的一天
许多人建议你从星期一开始计划你的一周，但这是最好的主意吗？达芬奇时间表的创建者建议在周日晚上开始计划。正如他所指出的，星期一相当于早上的凌晨，但对于一周来说。我们的思想总是在早上得到休息，可以提供更高的生产力。一周的“早班时间”是周一、周二和周三。因此，为了利用这些日子，您应该在周日计划您的任务。
正如 Adrian 所指出的，规划中最棘手的部分是确定优先级。他建议你应该对自己诚实，并根据任务的重要性和完成任务所需的工作量仔细分类任务。
这是 Adrian 的每日和每周日程安排的样子。
学分：Adrian Iliopoulus的达芬奇时间表
如您所见，每一天都包含相同的元素：
- 早上的例行公事
- 铁杆深度工作
- 软深度工作
- 行政工作
- 锻炼身体
- 社会的
- 玩
现在，让我们更详细地解释每一个。
早上的例行公事
正确开始每一天很重要。与其睡着然后匆忙上班，不如制定一个可以帮助你起床并做任何让你高兴的事情的例行程序——吃早餐、喝咖啡，甚至去跑步。正是这些小事可以在您的一天中产生重大影响。您还可以想出一个夜间例行程序，帮助您在睡觉前放松。所有成功的人都有一个晚上的例行公事，你也应该如此！
深度工作
深度工作分为两类——硬工作和软工作。硬工作是指所有您认为具有挑战性的任务，而软工作是所有那些更容易执行的任务。确保从周一到周三进行深入的努力工作，在周四和周五进行软工作。
行政工作
管理工作包括诸如回复电子邮件、安排和参加会议、文件组织、订购用品等任务。计算完成这些任务所需的时间很重要，这样您就可以每天为它们留出时间。
锻炼、社交和玩耍
为防止倦怠，您需要每天留出时间放松，与朋友和家人共度时光，并玩耍。玩意味着做所有让你高兴的活动，从真正的游戏到看电影或读书。
达芬奇日程表与 GTD 方法有点不同，因为它包含一整天，并允许您创建日常例程。但是，这种方法并不能像 GTD 那样在您的工作日中详细处理组织任务。因此，通过结合这两种方法，您将能够创建一个系统，以更平衡的方式组织您的一整天，您可以在为工作预留的时间完成工作，并在早上的例行活动和娱乐时间放松，以确保您不会’烧坏了。
更好地组织工作日的 5 个简单技巧
如果你不喜欢这两种方法，这里有更多关于如何组织工作任务的建议。
1. 写
在工作日结束时花 5-10 分钟写日记并评估这一天。我们的头脑中发生了太多事情，如果没有某种形式的出口，几乎不可能处理和收集思想。在工作日结束时，大多数人都想去爬山——这样做——把他们的工作和相关的压力带回家。加州大学洛杉矶分校心理学家的一项研究表明，通过表达你的感受——无论是与某人交谈还是写下来——将有助于确保任何相关的负面情绪都不那么强烈。因此，与其将任何愤怒或压力带回家，不如将其留在记事本中。
最重要的是，通过写下您面临的具体挑战，您的潜意识将在您晚上睡觉时开始提出纠正解决方案，这样您就可以清醒并有动力应对这一天。
2. 提前计划
既然你已经释放了所有的愤怒和沮丧，你就可以计划未来的一天，以增加它顺利进行的可能性。拿出另一个记事本（或使用Clickup 的数字记事本功能），按照重要性顺序记下明天的任务，然后离开办公室，知道您的潜意识会处理剩下的事情，并确保您在到达时领先于自己明天上班。
如果您是依靠计算机来保持井井有条的人，那么您可以使用每日免费计划模板开始您的计划阶段。只需根据您的需要对其进行自定义，并为自己节省几个小时来完成其他任务。
挑战和干扰总是会出现，所以在你的目标上要切合实际——如果你达不到目标——不要自责。只要确保将其提升到明天列表的顶部即可。
3.整理你的工作空间
杂乱的工作空间=杂乱的头脑。如果你的办公桌一团糟，你怎么能期望你的工作日没有不受欢迎的分心呢？整理你的办公桌，就像你想整理你的思想一样：远离杂乱和分心。
您的桌面也是如此。让您的桌面保持整洁，以便轻松完成您的任务，包括您的电子邮件。
4.不要多任务
根据加州大学欧文分校的一项研究，一旦你将注意力从某项任务上移开，平均需要 23 分 15 秒才能重新开始。所以，当你着手完成一项任务时，一定要让自己摆脱所有的干扰。这意味着在任务完成或分配的工作时间过去之前，没有社交媒体、电子邮件、互联网等。使用计时器，从一小时不间断的工作开始。如果环境噪音太大，请播放一些音乐来消除干扰并帮助您集中注意力。告诉你的同事你在做什么，并要求他们不要打扰你，除非迫不及待。
5. 相信 80-20 法则
我们所做的大部分事情并不那么重要，但因为它更容易，并且可以立即为我们提供多巴胺，我们倾向于在简单的任务上花费太多时间，而在要求更高、更重要的任务上拖延。这造成了不必要的斗争。通过首先处理更重要的事情，当涉及到完成其他不太有意义的任务时，您将能够以更大的成就感和满足感这样做。
6. 管理您的电子邮件
电子邮件是一项杂乱无章的业务，并且像许多其他任务一样很少紧急。花点时间整理你的，所以当你进去的时候，一切都在高效运行，并且在重要性方面有条理。Mailbird (Windows) 或Airmail (Mac)等电子邮件桌面客户端是很好的工具，特别适合需要管理多个电子邮件帐户的人。
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结论
通过应用这些简单的技巧来更好地组织您的一天工作，您将体验到一系列好处，以帮助确保您在工作中离开工作，准时下班，晚上睡觉。除非任务是最重要的，否则不要把工作带回家。解压、玩乐和做自己喜欢的事情的时间与支付账单所需的时间一样重要。一开始你很可能会遇到来自自己的阻力，但如果你坚持这一点，你会发现你的生产力和工作质量以及生活质量都会提高。对每个人来说都是双赢的。
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